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Cinco ideas para mejorar la productividad de los directivos

La mayoría de los presidentes y directivos con los que trabajo se centran, con razón, en el panorama general. Cuando trabajo con estos clientes, a menudo me sorprenden los aspectos de sus hábitos de trabajo personales que son un enorme determinante de su productividad y valor. Todos los directivos estarían de acuerdo en que tener unas cuantas horas más al día sería beneficioso, pero parecen no ser conscientes de que les faltan algunas herramientas clave que agilizarían su eficiencia. He aquí algunas ideas fáciles de aplicar con el potencial de aumentar la productividad de los directivos en un diez, un veinte o incluso un 30%.

La mayoría de las ideas de productividad de la dirección son poco costosas

Considere el ahorro que supondría no contratar a la persona adicional que parece ser tan necesaria o si dispusiera de tiempo para un proyecto que sigue retrasándose por falta de tiempo. En una jornada estándar de 7 ½ horas, una mejora del 10% en la productividad proporciona 45 minutos que pueden utilizarse para crear valor.

La instalación de un segundo o tercer monitor supone un gran aumento de la productividad. Según el New York Times, las investigaciones han demostrado que el rendimiento aumenta entre un 20 y un 30%. Todo un mundo nuevo se abre cuando se pueden ver varias pantallas que muestran aplicaciones relacionadas, pero diferentes. Hay muchas tareas que se benefician del uso de la doble pantalla. Con un coste de unos 150 dólares, es un paso sencillo de implementar.

Desactive las notificaciones automáticas de correo electrónico. Cada correo electrónico entrante afecta negativamente a tu productividad, ya que pierdes momentáneamente el hilo de tus pensamientos. A menos que esté esperando información vital para una tarea, casi todos los correos electrónicos pueden esperar hasta que tenga la oportunidad de responder. Para hacer este cambio en Microsoft Outlook, selecciona Archivo/Opciones/Correo y, en la zona de llegada de mensajes, desmarca las casillas correspondientes. Yo dejo marcada la casilla de «Mostrar un icono de sobre en la barra de tareas», para poder ver cuándo hay correos electrónicos sin leer que atender (sé que parece complicado, pero esto lo enterró Microsoft, no yo).

Asegúrese de que usted, sus directivos y su personal están bien formados en los sistemas necesarios para cada puesto. He observado cómo los empleados procesan las tareas de forma ineficaz, a menudo una y otra vez, al desconocer funciones que mejorarían significativamente su productividad. Un buen programa de formación tiene un gran alcance, señala la Asesoría Juan Bautista. Las personas que lo han descubierto por sí mismas, muy a menudo no utilizan el método más eficiente. Incluso los sistemas sencillos son complejos y a menudo tienen características que no son obvias o fáciles de encontrar. Esto se aplica a todos los sistemas, tanto a los sistemas de software específicos del sector o de la función como a las herramientas de software de oficina, por ejemplo, los programas de MS Office como Excel y Outlook.

Revise los procedimientos vigentes en su función. ¿Cuándo fue la última vez que revisó la metodología de cada tarea para cada miembro de su personal? Seguro que hay formas de racionalizar los procesos y eliminar los que son redundantes. Haga de la «mejora continua» su mantra. Si está atento a las oportunidades y es proactivo a la hora de realizar el cambio, encontrará mejoras en la productividad, los procesos y los resultados en los lugares más insólitos.

Cierre la puerta de su oficina cuando necesite tiempo para concentrarse en un proyecto. En muchas organizaciones, trabajar a puerta cerrada está mal visto. Sin embargo, a veces es necesario trabajar en algo durante una o dos horas sin interrupción. Debes sentirte cómodo cerrando la puerta, ignorando tu teléfono y todos los dispositivos electrónicos, mientras trabajas en una tarea específica. Aunque una puerta cerrada puede ser vista como una afrenta para algunos, comunicar esa necesidad proporcionará comprensión y respeto. Si haces esto unas cuantas veces a la semana, verás que tu capacidad para completar las tareas aumenta significativamente.

Probablemente sientas que ya tienes algunas de estas medidas bajo control. Elija una que no haya probado y empiece a trabajar para mejorar en esa área, hoy mismo. Si te encuentras diciendo que no tienes tiempo para trabajar en alguna de estas ideas, es casi seguro que necesitas centrarte en cómo estableces las prioridades.

Utiliza el tiempo ganado para centrarte en un área en la que puedas crear valor para el negocio.

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